Organizar um evento não é uma tarefa fácil, consistindo de muito planejamento e execução minuciosa. Mesmo com todo o cuidado ainda há riscos de erros e atrasos em alguns casos. Vamos imaginar a cena: após toda a execução, contato com fornecedores, envio de convites e todas as outras ações possíveis, o evento não é entregue. Parece um pesadelo, não é?
Existem casos em que o pesadelo se torna realidade. Em outros, o evento é um sucesso ainda maior do que o esperado. Conhecemos vários casos como esses, e no texto de hoje iremos analisar algumas lições que podemos aprender com alguns festivais que deram certo, e outros que nem tanto.
Fyre Festival: quando o pior cenário acontece
O Fyre Festival foi um festival de luxo organizado pelo empresário Billy McFarland e o rapper Ja Rule, que seria realizado na ilha de Great Exuma, nas Bahamas. O evento estava marcado para os dias 28 a 30 de de abril e 5 a 7 de maio, em 2017. No entanto, quando os primeiros convidados e participantes chegaram ao local, não encontraram nada do que havia sido prometido.
Deste caso extremo podemos tirar alguns ensinamentos:
- Ao organizar um evento, é imprescindível ter planejamento e execução bem estruturados. Se você deseja prometer uma experiência luxuosa e incrível, durante o planejamento será necessário analisar a viabilidade dessa oferta.
- Vai organizar um evento? Tenha um especialista de planejamento, financeiro ou qualquer outra área necessária, assim é possível identificar cenários de crise e possíveis oportunidades e ameaças – o que não ocorreu no caso do Fyre Festival.
- Para que um evento desse porte possa acontecer, é preciso ter um prazo necessário para que a organização possa realizar toda a execução. A equipe do festival tinha menos de um ano para organizar uma promessa de luxo, com ticket médio alto, acomodações luxuosas, alimentação e transporte aéreo, tudo isso em uma ilha sem nenhuma infra-estrutura.
- O orçamento deve ser levado em consideração sempre. No caso do Fyre Festival, mesmo com verba, visibilidade e investidores, não houve qualquer tipo de planejamento e acompanhamento, gastando-se mais do que o planejado e sem a entrega do que foi prometido.
Porém, não devemos nos fixar em um exemplo ruim, já que existem festivais famosos que fazem um bom trabalho e, mesmo quando erram, aprendem com isso e propõem melhorias, como é o caso do Rock in Rio e do Lollapalooza.
O que podemos aprender com o Rock in Rio e Lollapalooza?
Quando pensamos no Rock in Rio e no Lollapalooza, é difícil imaginarmos como tudo começou, já que hoje os dois festivais são referências de sucesso e planejamento. No entanto, tudo isso é resultado de muito esforço, planejamento e acompanhamento, e disso podemos tirar algumas lições valiosas:
- Não tenha medo de começar pequeno, o Lollapalooza foi realizado pela primeira vez em 1991 para hospedar a turnê de despedida do Janes Addiction, banda de Perry Farrell, fundador do festival. No início, o evento ocorreu nas principais cidades dos Estados Unidos e Canadá, levando um mix de estilos que englobava rock, heavy metal, punk, e até rap, juntando também atrações fora do campo musical, como apresentações de circo, realidade virtual e debates sobre política ambiental.
- Pense nos diferentes públicos que frequentam o seu evento. Tanto o Rock in Rio quanto o Lolla reúnem uma variedade de público de diferentes estilos e idades, resultado da diversidade de atrações e atividades que oferecem.
- Caso tenha, inclua os patrocinadores na experiência. Os dois festivais contam com ações de live marketing para marcas apoiadoras, dando um ar de “parque de diversões” para o evento e tornando a lembrança de marca ainda mais forte entre os frequentadores.
- Invista em infraestrutura! Fatores como qualidade de som, comida, bebida, segurança, transporte e conforto fazem toda a diferença no sucesso de um evento e na satisfação dos participantes. Pensando no Lollapalooza, por exemplo, o festival montou uma arena com 24 barracas e Food Trucks, proporcionando diversidade de opções ao público, ao mesmo tempo em que possui 11 pontos de bares e nove pontos com múltiplos banheiros, o que mostra uma preocupação com a demanda e número de participantes.
- Explore as novas tecnologias para divulgar seu evento, como streaming, realidade virtual e drones. Isso mostra não só que os organizadores estão atualizados com as últimas novidades, mas também permite a divulgação do evento por outros meios mais inovadores.
- Adote o ingresso eletrônico, em plataformas como o Sympla, Eventbrite, Ingresso Rápido, entre outros. Além de não gerar despesas com envio e impressão, os ingressos possuem taxas de menores de emissão.
- Esteja preparado para momentos de crise. Um dos maiores inimigos para quem trabalha com eventos é a Lei de Murphy, então entenda: se algo puder dar errado, isso irá acontecer. Para isso, é sempre importante pensar nos diferentes cenários de crise e em como lidar com eles.
No caso do Lollapalooza, por exemplo, quando o festival mudou para o autódromo de Interlagos, em 2014, e passou a ser realizado em dois dias, houve uma queda de público de 9%, de 150 mil em 2014 para 136 mil em 2015, o que pode ser explicado de várias formas: ausência de nomes de peso como em edições anteriores, o momento de dúvida e de falta de crescimento da economia nacional, além dos preços praticados pelos organizadores tanto no ingresso quanto na comida e bebidas, entre outros.
- Mantenha a essência de sua marca. O mundo está em constante mudança e o seu público também, por isso é importante que seu evento siga o mesmo caminho. No entanto, o objetivo de sua marca e evento devem permanecer fiéis. Ao colocar novas atrações, tecnologias e processos, seu evento pode se reinventar e atrair novos públicos, ao mesmo tempo em que deve manter sua mensagem original intacta.
Podemos ver que existe muito o que aprender com os grandes eventos que aparecem na mídia e que muitas vezes frequentamos em momentos de lazer. Não importa se seu público é restrito ou se o espaço disponível não comporta tantas pessoas, é importante sempre ter em mente o planejamento, execução e acompanhamento para que tudo ocorra da melhor forma possível. Além disso, ter em mente a satisfação de seu público deve ser sempre o objetivo principal. Sabendo disso, com certeza seu evento será um sucesso!