A Cosy é um espaço de eventos com 8 anos de atuação em eventos corporativos. Já atendemos mais de 200 empresas e entregamos 500 reuniões por ano. Desde Agosto, no retorno aos eventos presenciais, obviamente sentimos uma mudança radical no uso da tecnologia. 80% dos encontros que aconteceram aqui foram híbridos, ou seja, um grupo reunido presencialmente aqui com pessoas on line. A tecnologia que viabiliza isso é a vídeo conferência. Sendo assim, tivemos vídeo conferência em 80% das vezes.
Vale ressaltar que as reuniões híbridas realizadas através de vídeo conferência serão o nosso dia a dia daqui para a frente. As reuniões 100% online, totalmente adequadas para a situação de pandemia passarão cada vez mais a ser híbridas, graças a a chegada da vacina e maior segurança para encontros presenciais.
Se você é responsável por organizar uma reunião híbrida, você deve saber que os desafios são maiores do que uma reunião on line. E um deles é a estrutura da sala onde as pessoas estarão reunidas presencialmente. Nós gostaríamos de compartilhar com vocês 3 perguntas fundamentais para ajudá-lo na organização.
1. A sala onde as pessoas estão reunidas presencialmente possui duas telas (ou TVs) de projeção?
Uma reunião híbrida pressupõe que haverá troca de IMAGEM e SOM entre pessoas que estão em locais diferentes.
Se a sala tem duas telas de projeção, em uma tela é exibida a imagem da apresentação e em outra a imagem das pessoas que estão on line. Caso a sala tenha uma tela, provavelmente as pessoas usarão seus computadores pessoais para ver as outras pessoas on line.
2. A sala possui web-can?
A web-can (que tem vários tipos no mercado), é um aparelho de captação de imagem e som com abrangência. Então a web-can fica posicionada perto do computador de quem está fazendo a apresentação, capta a imagem e o som de todas as pessoas que estão na sala, que são transmitidas para as pessoas que estão on line. O uso do microfone potencializa a captação do som pela web-can e ajuda muito no fluir da reunião.
Caso a sala possua duas telas e a web-can, os participantes não precisam acessar seus computadores pessoais para que a reunião funcione. Eles podem sim utiliza-los para outras finalidades, mas não para a troca de SOM e IMAGEM.
Caso falte um desses dois ingredientes, então provavelmente os participantes usarão seus computadores pessoais. No caso de não ter duas telas na sala, os participantes usarão seus computadores pessoais para ver ou a imagem da apresentação ou a imagem das outras pessoas que estão on line. Caso não tenha a web-can, a imagem e som das pessoas será captada através dos computadores pessoais. E aí, você com certeza tem o desafio do set-up das máquinas dos participantes
3. Você considerou um tempo de set-up das máquinas na agenda e chamou algum técnico da empresa para alguma eventualidade?
A grande questão é que tem que haver um set up dos computadores pessoais quando eles estão na mesma sala. Quando eles servem para captar imagem e som, precisa existir uma coordenação técnica da reunião que garanta que apenas o computador de quem está falando esteja ativo, enquanto os outros estão no mudo. Caso isso não aconteça, acontecerá a microfonia, que é o resultado da interferências entre os áudios dos computadores pessoais.
Parece meio básico isso, mas o que mais temos visto são reuniões onde os participantes usam seus computadores, mas não houve a previsão de um tempo de set-up. Temos que levar em conta também que muitos participantes não tem paciência e nem mesmo experiência em fazer comandos básicos e simples nas plataformas (teens e zoom – as mais usadas por aqui), por isso muitas vezes o técnico de TI tem que ir de computador em computador mexer nas configurações, e isso leva um tempo.