Você sabe como escolher espaço para eventos corporativos? Eventos corporativos sempre necessitam das melhores condições de realização para alcançarem o sucesso, e assim a escolha de um espaço adequado é fundamental para que possam ter seus conteúdos bem avaliados e com a garantia de obterem seus objetivos totalmente alcançados.
Mesmo em eventos corporativos on-line é preciso que a transmissão seja feita de um local com boa acústica e iluminação adequada. Já para eventos que ocorrerão de forma híbrida, a escolha do espaço para receber os participantes presencialmente é uma preocupação que tem de ser levada em consideração para que o evento tenha sucesso, independente do seu modelo de realização.
1- LOCAL DO SEU EVENTO
Aqui na COSY recebemos seu evento corporativo com uma estrutura adaptável, ampla e funcional, que atende as necessidades da sua empresa nas mais diversas ocasiões, seja em palestras, workshops, convenções, lançamento de produto ou comemorações.
2- AVALIE O TIPO DE ESPAÇO DE ACORDO COM O FORMATO DO SEU EVENTO
É preciso definir o tipo de evento que se deseja.
As empresas podem optar por encontros híbridos, totalmente presenciais ou on-line, assim como o modelo de evento que se deseja, como confraternizações, reuniões estratégicas, de treinamento ou mesmo de aspecto comercial, como feiras e lançamentos de produtos e serviços.
3- VERIFIQUE A LOCALIZAÇÃO
Ao escolher espaço para eventos corporativos, deve ser levada em consideração a localização onde o evento será realizado, pois as condições de transportes e uma boa localização permitem que os deslocamentos possam ocorrer com maior segurança e em menos tempo, ajudando na avaliação do evento.
4- IDENTIFIQUE OPÇÕES DE ACESSIBILIDADE
Um dos pontos fundamentais ao escolher espaço para eventos corporativos é se o local apresenta boas condições de acessibilidade.
As empresas investem em inclusão de diversas formas e necessitam que os seus eventos possam ter participantes, sem que sejam impedidos de ter acesso ao local.
Assim, é importante priorizar o acesso facilitado, com rampas, identificação tátil, equipamentos de proteção e banheiros adaptados para que as pessoas possam usar com conforto e sem restrições.
Observe todos os detalhes inclusive quanto a larguras de corredores e a existência de elevadores que possam atender às necessidades de seus colaboradores e participantes.
A acessibilidade tem sido uma grande preocupação das empresas e, por isso, tão importante também para os eventos corporativos.
5- IDENTIFIQUE A ESTRUTURA DO LOCAL
Uma das boas maneiras de escolher espaço para eventos corporativos é com relação a avaliação de toda e estrutura e equipamentos que o espaço oferece.
Espaços destinados a esse tipo de evento corporativo normalmente devem ter padrões de suporte e de atendimento de instalações que possam atender às necessidades das empresas e assim são mais indicados para serem escolhidos e garantir a qualidade do evento e o conforto dos participantes.
6- AVALIE A SEGURANÇA DO ESPAÇO
A segurança do local é fundamental ao escolher espaço para eventos corporativos.
Não basta o evento ser realizado numa área segura, se o acesso acabar sendo facilitado e assim expor os participantes, sendo necessário escolher locais que possam ser mais protegidos e que tenham menos riscos para a realização do evento.
Importante, ainda, avaliar a existência de vistoria do Corpo de Bombeiros para atestar as condições de garantia de equipamentos de proteção a incêndios e de evacuação do local, em caso de algum sinistro.
Manter equipes de vigilantes e segurança digital é mais um fator diferencial num espaço, para auxiliar na decisão de escolha do local mais adequado e com menos riscos.
7- AVALIE A EXPERIÊNCIA QUANTO A REALIZAÇÕES DE EVENTOS CORPORATIVOS ANTERIORES
Para que se possa escolher espaço para eventos corporativos, o ideal é que seja avaliado se o local tem sido usado para abrigar eventos desse tipo e se possível identificar as avaliações que já foram realizadas.
Nesse caso, pode ser considerada com maior tranquilidade a opção pelo espaço e com a certeza que já vem sendo usado para a finalidade que se deseja, assim há maior chance de ter um local e até mesmo contar com prestadores de serviços que possam atender às suas exigências com qualidade.
8- IDENTIFIQUEM SE POSSUI ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO
Ao escolher espaço para eventos corporativos, é fundamental que também se avaliem as condições de autorização do local, assim a comprovação de que o espaço tenha autorização de funcionamento com a emissão de alvará e que possua as condições adequadas para a realização do evento, são fatores fundamentais para que se defina o local adequado.
Quando um local não possui as autorizações de funcionamento, pode existir o risco de evento ser suspenso e trazer sérios prejuízos para a empresa de organização e serviços.
9- VERIFIQUEM SE O LOCAL DISPONIBILIZA FORNECEDORES DE SERVIÇOS
Um importante fator a considerar ao escolher espaço para eventos corporativos é se o local possui prestadores de serviços que possam ser utilizados e assim manter um padrão de atendimento mais identificado com o espaço e assim evitar que se tenha de treinar novos fornecedores para atender ao evento.
Nesse caso, é adequado avaliar a qualidade dos serviços prestados e a necessidade de orientar os prestadores quanto às suas exigências, ou passar a contar com prestadores de serviços já identificados com a empresa que organizará o evento corporativo.