É notório que o mundo dos negócios atual é altamente competitivo, com cada vez mais empresas adotando eventos corporativos como uma maneira de promover sua marca, alavancar vendas e melhorar a imagem das organizações. Além disso, esses eventos, sejam eles do tamanho ou formato que forem, também promovem o networking entre profissionais de diferentes ramos e o engajamento de clientes e parceiros.
No entanto, é imprescindível ter cuidado e planejamento ao organizar um evento corporativo, principalmente ao contratar serviços terceirizados e fornecedores. Atenção a alguns pontos pode evitar erros ou que os serviços prestados não correspondam aos padrões desejados. Pensando nisso, separamos algumas dicas para que você escolha o fornecedor ideal para seu evento:
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Pesquise em sites de eventos e nas redes sociais
A internet é sempre uma das principais fontes para encontrar soluções para os problemas diários da vida, e a escolha de fornecedores não foge disso. É possível encontrar portais de eventos especializados em indicar fornecedores para a prestação dos mais diversos tipos de serviço, com a chance de também refinar a busca por região, tema e tamanho do evento, o que agiliza o processo.
Com esse tipo de serviço, é possível entrar em contato com as empresas mais próximas a sua organização ou ao espaço em que irá realizar o evento, diminuindo o risco de atrasos na entrega dos produtos, um dos fatores que pode afetar o sucesso do evento.
Outra ferramenta poderosa para este fim são as redes sociais, já que há muitos grupos organizados exatamente com o propósito de encontrar fornecedores de qualidade, e que podem contar com boas indicações e referências sobre qualquer tipo de serviço ou empresa. Além disso, há também a possibilidade de verificar as opiniões e reviews dos clientes sobre determinado fornecedor.
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Faça vários orçamentos e analise as propostas com cuidado
Durante a busca, lembre-se que, por mais que um determinado fornecedor ofereça um preço extremamente atrativo, jamais deixe de lado a busca por outras empresas que ofereçam o mesmo tipo de serviço. Ao fazer isso é possível analisar se o pacote de serviços oferecidos cabe no que você está buscando para o evento de maneira minuciosa. É importante ter em mente que nem sempre o fornecedor mais barato é necessariamente a melhor escolha; lembre-se sempre de escolher a melhor relação custo-benefício.
Outro ponto importante é de não deixar qualquer dúvida pendente sobre o serviço prestado por determinado fornecedor. Então, faça todas as perguntas que considerar necessárias, o que também pode mostrar a agilidade na resposta – mais um indicativo da qualidade do serviço. Ao final, após escolher os fornecedores, lembre-se de documentar tudo o que foi acordado, protegendo sua empresa contra eventuais contratempos.
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Procure se certificar pessoalmente da qualidade do serviço
Caso você seja o responsável pela organização do evento corporativo, após contatar os diversos fornecedores necessários para a realização do mesmo, procure agendar uma visita às empresas melhor avaliadas, conversar pessoalmente com o responsável pela prestação do serviço e comprovar a qualidade dos serviços, o que também pode ser uma oportunidade de negociar novos orçamentos ou serviços adicionais, se for o caso.
Contratar bons fornecedores para seu evento é uma maneira de garantir a excelência na qualidade dos serviços oferecidos, o que, por sua vez, impacta positivamente na imagem de sua empresa. Esperamos que estas dicas te auxiliem e façam de seu evento um verdadeiro sucesso!